Sono numerose le aziende che attivano con grande frequenza delle videoconferenze. Si tratta in pratica di mettere in contatto tra loro soggetti posti ad una certa distanza, senza l’obbligo di organizzare un incontro faccia a faccia vero e proprio. Oggi le nuove tecnologie permettono di organizzare questo tipo di incontri senza la necessità di apparecchiature eccessivamente costose o sofisticate. La videoconferenza cloud infatti permette di attivare una comunicazione sfruttando il cloud, quindi connettendo tra loro diverse tipologie di apparecchiature, compresi i comuni smartphone.
Come funziona
La questione è abbastanza semplice da spiegare; mentre per una videoconferenza “tradizionale” era necessario occupare una linea telefonica, o attivare una connessione diretta tra diverse apparecchiature, la videoconferenza sul cloud si attiva connettendosi direttamente al servizio cloud che rende disponibile questo tipo di attività. Per farlo è sufficiente avere a disposizione un dispositivo che si possa connettere a Internet, ovviamente munito di una fotocamera o di una telecamera. Basta quindi avere a disposizione un tablet, uno smartphone o un qualsiasi computer, con il quale ci si connette ad un apposito sito che ospita la sala riunioni virtuale e che consente la comunicazione tra i diversi partecipanti all’” incontro”.
Tempo risparmiato per le aziende
Sono diverse le realtà in cui è necessario organizzare periodicamente riunioni tra soggetti che si trovano in luoghi diversi. Si pensi ad esempio ad una multinazionale con uffici in diverse nazioni del mondo; oppure ad un’azienda che ha la necessità di comunicare con clienti che si trovano molto lontani rispetto alla sede operativa. In tutti questi casi oggi è possibile evitare gli spostamenti, comunicando direttamente tramite internet, attivando una videoconferenza sul cloud.
I requisiti di una videoconferenza di qualità
Perché una videoconferenza si svolga in modo corretto ed efficace è necessario che la conversazione avvenga in tempo reale, senza ritardi o problemi di connessione. La problematica spesso riguarda uno o più di uno degli interlocutori, che hanno a disposizione una connessione alla rete di qualità medio bassa. Grazie ai nuovi sistemi di video conferenza in cloud tutte queste problematiche sono minimizzate dal servizio che gestisce la comunicazione. Grazie al cloud la stabilità è garantita e la conversazione avviene proprio come se ci si trovasse faccia a faccia, questo anche se gli interlocutori si trovano in luoghi molto lontani tra loro, anche a diversi capi del mondo.
Sfruttare un centralino virtuale
Per rendere ancora più stabile e affidabile una videoconferenza in cloud è possibile utilizzare dei sistemi di centralino virtuale, che funzionano sulla rete internet. Questo tipo di sistemi software sono facili da utilizzare e da personalizzare, senza la necessità di contattare l’assistenza ogni qual volta si debbano fare delle piccole modifiche. I vantaggi dei centralini di nuova generazione risiedono infatti in una massima versatilità e nella possibilità di modificare alcuni parametri liberamente, come ad esempio il numero di dispositivi connessi tramite il centralino, o lo smistamento delle chiamate. Con il medesimo dispositivo è oggi possibile dipanare l’intricata matassa di comunicazioni che si verificano quotidianamente in azienda, con una spesa minima.
