Il galateo della comunicazione non varia solo per i diversi metodi di comunicazione, ma anche tra le diverse situazioni. Per esempio, lo stile di comunicazione appropriato per presentare i dati finanziari del dipartimento ai direttori dell’azienda è diverso da quello utilizzato quando si chiede un consiglio a un collega su come completare un compito.
Quindi come si fa a sapere quali regole di galateo seguire in una particolare situazione? Per determinarlo, bisogna analizzare vari fattori:
– la cultura aziendale, che determina alcune norme e aspettative che circondano la comunicazione
– i bisogni e le aspettative del tuo pubblico, e
– l’obiettivo della tua comunicazione – in altre parole, cosa dovete comunicare e perché
Cultura aziendale
Valuta la cultura aziendale in cui avviene la tua comunicazione per determinare se è formale o più informale, se esiste una gerarchia strutturata e quali sono le priorità dell’azienda. Tutto ciò influenzerà le aspettative che circondano la comunicazione professionale.
Per esempio, in un’organizzazione molto formale con una rigida catena di autorità, potrebbe essere inappropriato rivolgersi ai manager più anziani con il loro nome. Tuttavia, in un’organizzazione meno formale, potrebbe essere considerato troppo rigido e poco amichevole non usare i nomi di battesimo.
Esigenze del pubblico
Non puoi comunicare efficacemente se non sai di cosa hanno bisogno e cosa si aspettano le persone che riceveranno il tuo messaggio.
Per esempio, devi sapere di quali informazioni ha bisogno il tuo pubblico e quale livello di familiarità ha con un dato argomento. Questo aiuta a determinare sia cosa dovreste comunicare che come. Inoltre, il tuo pubblico potrebbe preferire una forma di comunicazione piuttosto che un’altra, come brevi e-mail piuttosto che documenti cartacei dettagliati.
Obiettivo della comunicazione
Devi sapere cosa vuoi ottenere attraverso la tua comunicazione. Il vostro obiettivo può essere quello di trasmettere informazioni, fornire formazione, facilitare una discussione o argomentare un punto. In ogni caso, può essere appropriato usare diverse strategie di comunicazione.
Avere un obiettivo chiaro aiuta anche ad essere chiari, concentrati e concisi.
Comunicare di persona è uno dei modi più potenti di comunicare perché permette di trasmettere il significato usando la voce, le espressioni facciali e il linguaggio del corpo.
Tuttavia, è importante sapere che regole specifiche di galateo guidano tutte le comunicazioni faccia a faccia in contesti professionali.
Un esempio
Per capirlo meglio, immaginiamo di vedere Jessica, che lavora per un’agenzia pubblicitaria, incontrare Giuseppe, un senior manager, per discutere un progetto con cui sta avendo difficoltà.
Jessica: Alberto! È così bello da parte tua incontrarmi e aiutarmi con il progetto.
Giuseppe: Certo Jessica, sono qui per questo. Ma io sono Giuseppe, non Alberto. Allora, dimmi, di quali problemi vuoi discutere con me?
Jessica: Giusto, certo! Sono così scarsa con i nomi. Comunque, non lo so davvero. In questo momento voglio solo portare a termine questo progetto. E Anna dovrebbe aiutarmi.
Giuseppe: Ok. Quindi forse dovremmo coinvolgere anche lei in questa riunione?
Jessica: Assolutamente no! Non ho tempo per lei. Non lavoriamo bene insieme. Mi infastidisce molto perché è esigente e difficile, e non è mai soddisfatta di niente.
Giuseppe: Beh, questo non è proprio qualcosa di cui dovremmo discutere. Pensavo ci incontrassimo per discutere delle difficoltà che stai avendo con il progetto…
Jessica: Non credo che lei capisca. Anche il modo in cui si veste mi infastidisce. E ho sentito da qualcun altro in ufficio che Anna se ne va comunque, quindi…
Giuseppe: Jessica, non ho tempo di ascoltare i pettegolezzi su uno dei membri del mio staff. Sei qui per fare un lavoro!
Jessica: Ok, scusa. Parliamo del progetto.
Ora, considera l’incontro tra Jessica e Giuseppe. Quanto è probabile, secondo te, che Jessica ottenga il sostegno di Giuseppe per il suo progetto?
La prima possibilità che sia improbabile. E avresti ragione, perché il modo in cui Jessica comunica con Giuseppe non è affatto professionale. Non solo sbaglia il nome di Giuseppe, ma cerca anche di spettegolare sul suo collega ed è irrispettosa verso gli altri. Usa un tono informale e uno slang, il che la fa apparire irrispettosa del suo collega più anziano.
Se invece non sei sicuro che Giuseppe sosterrà il progetto di Jessica dovresti riconsiderare la tua risposta. Poiché Jessica comunica in modo poco professionale, è improbabile che ottenga il suo sostegno. Non solo sbaglia il nome di Giuseppe ma, come abbiamo visto, spettegola ed è irrispettosa verso gli altri.
Se infine pensi che sia probabile che Jessica otterrà il sostegno di Giuseppe nonostante il fatto che Jessica comunichi in modo non professionale… prova a considerarti nella situazione di Giuseppe: se il tuo collega sbaglia il tuo nome, cerca di spettegolare con te, è irrispettoso verso gli altri e usa un tono e uno slang inappropriati, come ti sentiresti? Il risultato probabile è che Jessica non riuscirà ad ottenere il sostegno atteso per il progetto.
Ricorda: il modo in cui comunicate di persona può avere un impatto significativo sulla tua efficacia e su come gli altri ti percepiscono. In definitiva, può influenzare il tuo successo sul posto di lavoro.
