Emilia lavora in una casa editrice. Ha sperato in una promozione al dipartimento di marketing in uno degli uffici internazionali della sua azienda. Tuttavia, la sua domanda è stata respinta. Forse non se n’è resa conto, ma la ragione per cui non si è assicurata la promozione è perché la sua domanda includeva sciatti errori grammaticali ed errori di battitura. E questi la facevano apparire poco professionale.
Se Emilia si fosse presa il tempo di correggere la sua domanda in modo che fosse ordinata, senza errori e sottolineasse la sua professionalità, è più probabile che si sarebbe assicurata la promozione.
Essere professionali nel mondo degli affari significa più che rispettare le scadenze o essere cortesi con i colleghi. Significa anche saper comunicare efficacemente, sia per iscritto che di persona.
Quando si considera come la corrispondenza aziendale è il volto pubblico di un’organizzazione, la necessità di una comunicazione aziendale corretta e professionale diventa ancora più evidente.
Una scrittura aziendale efficace si legge bene, è facile da capire ed è presentata in modo appropriato. Le linee guida generali per scrivere in modo professionale sono: semplificare il linguaggio, adattare il linguaggio al pubblico, variare la costruzione delle frasi e usare una prosa vivace. Si dovrebbe anche controllare ciò che si scrive per la corretta punteggiatura, grammatica, tono e ortografia, e considerare ciò che è più appropriato in termini di lunghezza e organizzazione del documento.
Nella scrittura aziendale, è importante usare un linguaggio semplice in modo che sia facile per gli altri capire ciò che si vuole trasmettere. Piuttosto che tentare di impressionare qualcuno con un vocabolario sofisticato, si dovrebbe mirare ad arrivare al punto e dire ciò che si intende in modo chiaro e conciso.
Puoi fare uso di varie strategie per semplificare il tuo linguaggio. Queste includono assicurarsi di usare un vocabolario semplice, usare un linguaggio conciso, evitare parole o frasi ridondanti o non necessarie, e usare la voce attiva.
Vedi ogni strategia per semplificare il tuo linguaggio per saperne di più.
Usare un vocabolario semplice
Usare un vocabolario semplice assicura una migliore leggibilità. Per esempio, la frase: “Ci sono ora dei meccanismi in atto per facilitare la distribuzione di parti standard di automobili”, può essere scritta molto più chiaramente come “Siamo pronti per iniziare a distribuire parti standard di automobili”.
Usare un linguaggio conciso
Essere concisi aiuta a garantire che ciò che si scrive sia facile da capire e che non si sprechi il tempo del lettore – il che è particolarmente importante negli affari. Per esempio, invece di scrivere “Un numero considerevole di offerte della gamma di prodotti ha raggiunto gli scaffali nel mese 4”, scrivi “1.521 prodotti sono stati venduti in aprile”.
Evitare parole o frasi ridondanti
Puoi rendere la tua scrittura più chiara e concisa eliminando parole o frasi inutili. Per esempio, piuttosto che “il risultato finale”, scrivi semplicemente “il risultato” – la fine è il risultato.
Allo stesso modo, di solito non è necessario iniziare una frase con la frase “c’è” o “ci sono”. Invece di scrivere qualcosa come “Ci sono tre modi principali per aumentare la produttività”, dichiarate semplicemente quali sono i modi per aumentare la produttività.
Usare la voce attiva
Dovresti generalmente usare la voce attiva invece di quella passiva per rendere il tuo testo più chiaro e diretto. Per esempio, cambiate una frase come “Il brief è stato firmato” in “Il cliente ha firmato il brief”.
Quando scrivete in un contesto aziendale, dovreste adattare il vostro linguaggio al vostro pubblico, tenendo conto delle sue esigenze. Per esempio, non usate un gergo con il quale il vostro pubblico probabilmente non ha familiarità – ma anche non spiegate cose che il pubblico già conosce.
Assicurati anche di rivolgerti al tuo pubblico correttamente e con il livello appropriato di formalità.
Puoi rendere la scrittura aziendale più facile da leggere e capire variando il modo in cui costruisci le tue frasi e usando una prosa vivace. Si dovrebbe cercare di rispecchiare le variazioni naturali comuni nel discorso. Per esempio, alterna frasi lunghe con frasi brevi, ed evita di iniziare diverse frasi in sequenza con la stessa frase.
La correzione di bozze è essenziale. Ti permette di identificare e correggere la punteggiatura, la grammatica e gli errori di battitura – che trasmettono disattenzione e mancanza di professionalità. Dovresti eseguire il controllo ortografico per i documenti elettronici, ma anche leggere ciò che hai scritto. Per esempio, è facile sbagliare una parola che il controllo ortografico non rileva – e l’unico modo per rilevare questo tipo di errore è leggere ciò che hai scritto.
Dovresti mantenere la scrittura commerciale il più breve possibile in modo da non far perdere tempo ai lettori. Quindi non divagare – mantieni le frasi ad un massimo di circa 20 parole di una o due sillabe, ed elimina qualsiasi parola o frase ridondante.
Domanda
Quali sono le linee guida generali per scrivere in modo professionale?
Opzioni:
1) Mantenere un linguaggio semplice
2) Cercare di tenere il lettore in sospeso, lasciando le informazioni importanti per ultime
3) Usa un vocabolario sofisticato
4) Scrivere frasi di diversa lunghezza e ritmo
5) Assicurati che la tua scrittura sia priva di qualsiasi tipo di errore
6) Regola la tua scrittura in base al tuo pubblico
7) Fai attenzione alla lunghezza e all’organizzazione
Risposta
Opzione 1: è un’opzione corretta. Una buona scrittura professionale comunica chiaramente ciò che vuole dire.
Opzione 2: è un’opzione non corretta. Nella scrittura aziendale, si dovrebbe mirare ad arrivare rapidamente al punto, piuttosto che tenere il lettore “in sospeso”.
Opzione 3: è un’opzione non è corretta. Nella scrittura commerciale, si dovrebbe usare un linguaggio semplice e conciso – piuttosto che tentare di impressionare qualcuno con un vocabolario sofisticato.
Opzione 4: è un’opzione corretta. Dovresti variare la costruzione delle tue frasi e usare una prosa vivace per rendere ciò che scrivi più facile da leggere e capire.
Opzione 5: è un’opzione corretta. Dovresti correggere tutti i tuoi scritti per assicurare una corretta punteggiatura, grammatica, tono e ortografia.
Opzione 6: è un’opzione è corretta. Dovresti adattare la tua scrittura in base alle esigenze del tuo pubblico. Per esempio, usa un livello appropriato di vocabolario e un livello adeguato di formalità.
Opzione 7: è un’opzione corretta. È importante mantenere il tuo scritto il più breve e mirato possibile, e organizzare i tuoi punti in modo logico e chiaro. Generalmente è meglio iniziare con i punti più importanti.
